Khi đi xuất khẩu lao động Nhật Bản, hộ chiếu (passport) là giấy tờ bắt buộc bạn phải có. Đây không chỉ là “tấm vé thông hành” giúp bạn xuất cảnh và nhập cảnh hợp pháp, mà còn là bằng chứng xác nhận quốc tịch và danh tính của bạn ở nước ngoài. Vậy thủ tục làm hộ chiếu có phức tạp không? Mất bao nhiêu chi phí và mất bao lâu mới nhận được? Trong bài viết này, Công ty Miền Trung sẽ hướng dẫn bạn từng bước làm hộ chiếu nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và đúng quy định.

1. Hộ chiếu là gì?

Hộ chiếu (passport) là một loại giấy tờ tùy thân quan trọng, do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam – cụ thể là Cục Quản lý Xuất nhập cảnh – cấp cho công dân. Đây được coi là “tấm vé thông hành” giúp bạn xuất cảnh khỏi Việt Nam và nhập cảnh hợp pháp vào nước khác. Không chỉ là công cụ xác nhận quốc tịch và danh tính ở nước ngoài, hộ chiếu còn được dùng trong nhiều trường hợp như: mở tài khoản ngân hàng quốc tế, xin cấp thị thực (visa), hoặc làm thủ tục lưu trú ở nước sở tại.

Thông tin cơ bản trên hộ chiếu gồm:

• Họ và tên đầy đủ

• Ngày, tháng, năm sinh

• Giới tính

• Quốc tịch

• Số hộ chiếu

• Ngày cấp và ngày hết hạn

• Ảnh chân dung (theo chuẩn quy định quốc tế)

Các loại hộ chiếu phổ biến tại Việt Nam:

• Hộ chiếu phổ thông

1. • Dành cho mọi công dân Việt Nam.

   • Sử dụng cho các mục đích như du lịch, du học, thăm thân, làm việc ở nước ngoài, trong đó bao gồm cả xuất khẩu lao động.

   • Đây là loại hộ chiếu được sử dụng phổ biến nhất.

• Hộ chiếu công vụ

1. • Dành cho cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước khi được cử đi công tác nước ngoài vì lý do công vụ.

   • Có giá trị trong phạm vi thực hiện nhiệm vụ được giao.

• Hộ chiếu ngoại giao

• • Cấp cho các nhà ngoại giao, cán bộ cao cấp hoặc người được Chính phủ cử đại diện ra nước ngoài với tư cách ngoại giao.

  • Được hưởng các đặc quyền, miễn trừ ngoại giao theo quy định quốc tế.

Lưu ý: Khi đi xuất khẩu lao động Nhật Bản, người lao động chỉ cần làm hộ chiếu phổ thông và không cần hộ chiếu công vụ hay ngoại giao.

Xem thêm: HƯỚNG DẪN CHI TIẾT THI TUYỂN ĐƠN HÀNG XKLĐ NHẬT BẢN TỶ LỆ ĐỖ CAO

2. Thủ tục làm hộ chiếu đi Nhật Bản lần đầu 

Đối với những ai chưa từng sở hữu hộ chiếu, việc làm hộ chiếu lần đầu là thủ tục bắt buộc nếu muốn đi Nhật Bản làm việc theo diện xuất khẩu lao động. Quy trình này bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nộp tại cơ quan có thẩm quyền và chờ cấp hộ chiếu theo thời gian quy định. Để giúp bạn thực hiện thuận lợi, dưới đây là các bước chi tiết:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau trước khi đến nộp hồ sơ:

• Tờ khai xin cấp hộ chiếu (Mẫu X01)

  • Có thể lấy trực tiếp tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc tải từ trang web chính thức của cơ quan này.

  • Điền đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân theo yêu cầu.

• CMND hoặc CCCD

  • Bản gốc và bản sao để đối chiếu.

  • Giấy tờ phải còn thời hạn, không bị rách, nhàu hoặc mất góc.

• Sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú

  • Bản gốc và bản sao.

  • Trường hợp không đăng ký thường trú tại nơi nộp hồ sơ thì phải có sổ tạm trú.

• Ảnh chân dung 4×6

  • Nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất, không đội mũ, không đeo kính.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh/thành phố.

• Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, sau đó đến cơ quan xuất nhập cảnh để đối chiếu và hoàn tất thủ tục (nếu được yêu cầu).

Bước 3: Nộp lệ phí

Mức lệ phí hiện hành:

• Cấp mới: 200.000đ/lần cấp.

• Cấp lại do mất hoặc hỏng: 400.000đ/lần cấp.

• Cấp giấy xác nhận yếu tố nhân sự: 100.000đ/lần cấp.

Bước 4: Thời gian xử lý

• Thông thường mất khoảng 5–8 ngày làm việc (không tính thứ Bảy, Chủ nhật và các ngày lễ).

• Nếu sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh, thời gian có thể dài hơn do phụ thuộc vào đơn vị vận chuyển.

Bước 5: Nhận hộ chiếu

• Bạn có thể đến nhận trực tiếp tại nơi đã nộp hồ sơ.

• Hoặc đăng ký nhận qua dịch vụ chuyển phát nhanh để tiết kiệm thời gian đi lại.

Lưu ý quan trọng:

• Công dân từ 14 tuổi trở lên: Hộ chiếu có thời hạn 10 năm.

• Trẻ em dưới 14 tuổi: Hộ chiếu có thời hạn 5 năm, khi làm hồ sơ cần mang theo giấy khai sinh và có người giám hộ hợp pháp đi cùng.

3. Hướng dẫn làm hộ chiếu online 

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và hạn chế việc phải đến trực tiếp cơ quan quản lý nhiều lần, hình thức làm hộ chiếu trực tuyến (online) là lựa chọn tối ưu. Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công Bộ Công an với các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ dạng scan hoặc ảnh 

Trước khi bắt đầu, bạn cần chuẩn bị các bản scan hoặc ảnh chụp rõ nét của:

• CMND/CCCD – bản gốc, còn hạn sử dụng.

• Sổ hộ khẩu (nếu cần đối chiếu thông tin).

• Ảnh chân dung 4×6 – nền trắng, rõ mặt, không đội mũ, không đeo kính, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.

Bước 2: Truy cập cổng dịch vụ công 

• Truy cập Cổng Dịch vụ công Bộ Công an.

• Chọn mục Đăng ký, quản lý xuất nhập cảnh → Cấp hộ chiếu phổ thông (không gắn chip hoặc gắn chip, tùy nhu cầu).

Bước 3: Đăng ký tài khoản & điền tờ khai điện tử 

• Nếu chưa có tài khoản, chọn Đăng ký và điền thông tin cá nhân.

• Xác thực tài khoản bằng số điện thoại hoặc phương thức được hệ thống hỗ trợ.

• Sau khi đăng nhập, chọn Nộp hồ sơ trực tuyến và điền đầy đủ thông tin vào tờ khai điện tử Mẫu X01.

• Tải ảnh chân dung lên hệ thống theo đúng yêu cầu.

Bước 4: Chọn hình thức nhận hộ chiếu 

• Nhận trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

• Hoặc nhận qua bưu điện để tiết kiệm thời gian di chuyển.

Bước 5: Thanh toán lệ phí 

• Mức lệ phí: khoảng 200.000 – 250.000 đồng tùy hình thức cấp.

• Thanh toán trực tuyến qua ngân hàng, ví điện tử hoặc các phương thức được hệ thống chấp nhận.

Bước 6: Theo dõi & nhận kết quả

• Sau khi hoàn tất hồ sơ, hệ thống sẽ cung cấp mã hồ sơ để bạn theo dõi tiến trình xử lý.

• Khi đến nhận hộ chiếu, cần mang theo giấy hẹn và CMND/CCCD để đối chiếu thông tin.

4. Kinh nghiệm khi làm hộ chiếu

Chuẩn bị ảnh đúng quy chuẩn
Ảnh hộ chiếu phải nền trắng, rõ khuôn mặt, không đội mũ, không đeo kính, không để tóc che mắt và được chụp trong vòng 6 tháng gần nhất. Kích thước chuẩn thường là 4×6 cm. Nếu ảnh không đạt yêu cầu, hồ sơ của bạn sẽ bị trả lại hoặc yêu cầu chụp mới, gây mất thời gian.

Mang đầy đủ giấy tờ khi nhận
Khi đến nhận hộ chiếu, cần mang theo giấy hẹn và CMND/CCCD bản gốc để đối chiếu thông tin. Nếu thiếu giấy tờ, bạn sẽ phải quay lại lần sau, ảnh hưởng đến thời gian nhận hộ chiếu.

Xử lý khi mất hộ chiếu
Trong trường hợp bị mất hộ chiếu, cần báo ngay cho cơ quan công an hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Việc này giúp ngăn chặn việc hộ chiếu bị kẻ xấu lợi dụng và đảm bảo bạn có thể làm thủ tục cấp lại nhanh chóng.

Kiểm tra thông tin sau khi nhận
Sau khi nhận hộ chiếu, hãy kiểm tra kỹ các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số hộ chiếu và ảnh. Nếu phát hiện sai sót, cần thông báo ngay để được chỉnh sửa, tránh rắc rối khi xin visa hoặc xuất nhập cảnh.

Xem thêm: BỎ TÚI 5 ỨNG DỤNG HỌC TIẾNG NHẬT GIÚP BẠN TỰ TIN KHI SANG NHẬT

Việc nắm rõ và áp dụng những kinh nghiệm trên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rắc rối không đáng có trong quá trình làm hộ chiếu. Một tấm hộ chiếu hợp lệ, thông tin chính xác không chỉ là giấy thông hành quan trọng khi ra nước ngoài, mà còn đảm bảo hành trình của bạn diễn ra suôn sẻ và an toàn. Nếu bạn đang cần tư vấn đi xuất khẩu lao động Nhật Bản hoặc muốn được hỗ trợ trọn gói từ khâu làm hộ chiếu, hồ sơ, đào tạo tiếng Nhật đến xuất cảnh, hãy liên hệ ngay Công ty TNHH Hợp tác Quốc tế Miền Trung để được hướng dẫn chi tiết và miễn phí.

Địa chỉ: CM4-01, KĐT EcoGarden, P. Vỹ Dạ, TP Huế

Hotline: 0234 3 888 222 – 0946 817 668

Website: mientrung-vietnam.com.vn

TikTok: @mientrungvieclamnhatban