Sau khi hoàn thành chương trình Thực tập sinh kỹ năng tại Nhật Bản, việc trở về nước không đơn giản chỉ là mua vé máy bay và đóng hành lý. Để quá trình xuất cảnh diễn ra thuận lợi, không gặp rắc rối pháp lý hay tài chính, người lao động cần nắm rõ các thủ tục quan trọng cần hoàn tất trước khi rời Nhật Bản. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết được tổng hợp bởi MIỀN TRUNG, giúp bạn chuẩn bị tốt nhất cho bước ngoặt mới sau hành trình học hỏi và làm việc tại đất nước mặt trời mọc.

1. Thủ tục liên quan đến nơi ở và sinh hoạt cá nhân

Trước khi rời Nhật Bản và kết thúc thời gian thực tập, Thực tập sinh cần chủ động xử lý toàn bộ các thủ tục liên quan đến nơi ở và sinh hoạt hàng ngày. Đây là những bước quan trọng để đảm bảo bạn không bị phát sinh các khoản phí không mong muốn sau khi đã trở về nước, đồng thời tránh rắc rối về mặt pháp lý hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân trong tương lai (như tái nhập cảnh Nhật Bản, hoàn tiền Nenkin…).

Thông báo chấm dứt hợp đồng thuê nhà

Việc đầu tiên bạn cần làm là thông báo trước với chủ nhà hoặc công ty bất động sản (nơi bạn thuê phòng) về kế hoạch trả nhà. Tùy theo hợp đồng thuê nhà mà thời gian thông báo có thể dao động từ 1 đến 2 tháng, do đó bạn nên kiểm tra kỹ điều khoản trong hợp đồng để không bị tính phí vi phạm.

Ngoài ra, trước ngày dọn đi, hãy chủ động:

• Dọn dẹp sạch sẽ phòng ở, xử lý rác thải và vệ sinh kỹ càng để tránh bị trừ tiền cọc.

• Liên hệ chủ nhà để hẹn lịch kiểm tra tình trạng nhà, đặc biệt là các trang thiết bị được bàn giao khi ký hợp đồng.

• Chụp ảnh lại tình trạng căn hộ trước khi bàn giao nhằm đảm bảo quyền lợi nếu xảy ra tranh chấp.

Ngừng hợp đồng điện – nước – gas

Việc sử dụng điện, nước, gas ở Nhật Bản thường được đăng ký trực tiếp với nhà cung cấp hoặc thông qua công ty quản lý nhà ở. Trước khi rời đi, bạn cần:

• Liên hệ với các công ty cung cấp điện, nước, gas để thông báo dừng dịch vụ. Có thể thực hiện qua điện thoại, ứng dụng hoặc website chính thức.

• Xác nhận lịch cắt dịch vụ, thường là 1–2 ngày trước ngày bạn trả nhà.

• Thanh toán đầy đủ các hóa đơn còn nợ, nếu còn dư tiền trong tài khoản trả tự động, nên kiểm tra để hoàn tất thủ tục.

Việc không cắt hợp đồng đúng hạn có thể dẫn đến việc tiếp tục bị tính phí, ảnh hưởng đến lịch sử tín dụng cá nhân tại Nhật.

Ngưng sử dụng điện thoại và internet

Nếu bạn có sử dụng SIM điện thoại trả sau hoặc dịch vụ internet tại nhà, hãy tiến hành hủy hợp đồng theo đúng quy định. Bạn có thể:

• Đến trực tiếp cửa hàng nhà mạng (như Docomo, Softbank, AU, Rakuten…) để hủy hợp đồng.

• Hoặc truy cập website chính thức của nhà cung cấp để gửi yêu cầu chấm dứt dịch vụ.

Lưu ý:

• Đọc kỹ điều khoản hợp đồng, vì nếu chấm dứt sớm hơn thời hạn cam kết, bạn có thể phải trả thêm phí phạt hợp đồng.

• Thanh toán toàn bộ cước phí còn nợ trước khi xuất cảnh.

• Trả lại modem/router nếu được cho mượn từ nhà cung cấp internet.

Đóng tài khoản ngân hàng tại Nhật

Đây là một bước rất quan trọng mà nhiều bạn thường quên. Sau khi đã thanh toán toàn bộ hóa đơn và nhận đủ lương tháng cuối:

• Đến ngân hàng bạn đang sử dụng (ví dụ: Yucho, MUFG, Mizuho…) để yêu cầu đóng tài khoản.

• Rút toàn bộ số dư còn lại. Nên mang theo hộ chiếu và thẻ ngân hàng để làm thủ tục nhanh chóng.

• Hủy các dịch vụ trích nợ tự động (nếu có), để tránh bị trừ tiền vào tài khoản sau khi bạn đã rời Nhật.

Việc đóng tài khoản giúp bạn tránh bị trừ phí duy trì hàng tháng và bảo vệ thông tin cá nhân khỏi rủi ro rò rỉ.

2. Thủ tục liên quan đến cư trú, thuế và các nghĩa vụ tài chính

Bên cạnh việc thu xếp nơi ở và sinh hoạt cá nhân, Thực tập sinh cũng cần đặc biệt lưu ý đến các thủ tục pháp lý và tài chính trước khi rời Nhật Bản. Những nghĩa vụ này không chỉ ảnh hưởng đến việc xuất cảnh hiện tại, mà còn quyết định quyền lợi của bạn trong tương lai – như khả năng quay lại Nhật làm việc, học tập, hoặc được hoàn trả các khoản bảo hiểm đã đóng.

Thông báo chuyển nơi cư trú

Theo quy định tại Nhật Bản, Thực tập sinh cần đến tòa thị chính (市役所 – shiyakusho) nơi đang cư trú để làm thủ tục báo rời đi (転出届 – tenshutsu todoke) ít nhất 14 ngày trước khi xuất cảnh. Việc thông báo này sẽ giúp hệ thống hành chính cập nhật tình trạng cư trú của bạn, đồng thời chấm dứt các nghĩa vụ tài chính như thuế cư trú. Nếu bạn không thông báo rời khỏi Nhật, bạn vẫn bị tính thuế cư trú trong năm tài chính tiếp theo, và nghiêm trọng hơn là có thể bị từ chối hoàn tiền bảo hiểm hưu trí (Nenkin) sau khi về nước.

Giấy tờ cần mang theo khi đến tòa thị chính:

• Thẻ cư trú (Zairyu card – 在留カード)

• Hộ chiếu

• Vé máy bay (nếu có hoặc dự kiến ngày rời Nhật)

Hãy yêu cầu nhân viên cấp cho bạn giấy xác nhận đã hoàn tất thủ tục chuyển nơi cư trú, vì đây là tài liệu có thể cần đến khi làm hồ sơ hoàn tiền bảo hiểm sau này.

Thanh toán toàn bộ các khoản nợ

Trước khi xuất cảnh, Thực tập sinh cần kiểm tra và hoàn tất toàn bộ các khoản phí còn nợ, tránh tình trạng bị truy thu sau khi đã rời Nhật. Những khoản phí thường gặp bao gồm:

• Hóa đơn điện, nước, gas, internet chưa thanh toán

• Thuế thu nhập cá nhân (nếu có phát sinh)

• Bảo hiểm quốc dân (国民健康保険) chưa đóng đủ

• Các khoản phí khác nếu bạn có đăng ký dịch vụ định kỳ (như gym, thuê xe đạp…)

Trong trường hợp chưa thanh toán hết hoặc cố tình bỏ qua nghĩa vụ tài chính, bạn có thể bị ảnh hưởng đến lịch sử cư trú và tín dụng tại Nhật, gây khó khăn nếu muốn quay lại làm việc hoặc học tập trong tương lai.

Hoàn trả thẻ My Number

My Number là mã số cá nhân do chính phủ Nhật cấp để quản lý các thông tin liên quan đến thuế, bảo hiểm, an sinh xã hội,… Đối với người có ý định về nước lâu dài và không quay lại Nhật, bạn cần hoàn trả thẻ My Number cho văn phòng hành chính tại địa phương cư trú.

Lưu ý:

• Không nên tự ý vứt bỏ hoặc giữ lại nếu đã xác định không quay lại Nhật, vì thẻ này gắn liền với hồ sơ pháp lý và tài chính của bạn.

• Việc hoàn trả sẽ giúp cơ quan chức năng cập nhật chính xác tình trạng cư trú và tránh phát sinh nghĩa vụ ngoài ý muốn.

3. Thủ tục liên quan đến bảo hiểm và hoàn tiền Nenkin

Trong quá trình làm việc tại Nhật Bản, Thực tập sinh bắt buộc phải tham gia nhiều loại bảo hiểm như bảo hiểm y tế, bảo hiểm quốc dân, bảo hiểm hưu trí (Nenkin)… Đây là những nghĩa vụ tài chính bắt buộc, nhưng cũng là quyền lợi nếu bạn biết cách làm thủ tục đúng sau khi kết thúc chương trình. Vì vậy, trước khi về nước, việc chấm dứt và hoàn tất thủ tục liên quan đến các loại bảo hiểm là bước không thể bỏ qua nếu bạn muốn tránh phát sinh chi phí và được nhận lại các khoản hoàn tiền.

Dừng thẻ bảo hiểm quốc dân

Nếu bạn đang tham gia bảo hiểm quốc dân (国民健康保険), hãy nhớ rằng việc nghỉ việc hoặc rời khỏi công ty không đồng nghĩa với việc bảo hiểm này được tự động hủy. Bạn cần chủ động đến ủy ban hành chính nơi cư trú để thực hiện thủ tục dừng tham gia loại bảo hiểm này.

Quy trình không phức tạp, nhưng cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để hoàn tất nhanh chóng. Nếu không làm đúng và đủ, bạn vẫn sẽ bị tính phí bảo hiểm cho đến khi cơ quan hành chính xác nhận chấm dứt tham gia.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• Thẻ bảo hiểm quốc dân hiện tại

• Thẻ cư trú (Zairyu Card)

• Giấy tờ chứng minh kế hoạch rời Nhật (vé máy bay hoặc quyết định chấm dứt hợp đồng)

• Con dấu cá nhân (nếu có)

Làm thủ tục hoàn tiền bảo hiểm hưu trí (Nenkin)

Trong suốt quá trình làm việc tại Nhật, Thực tập sinh phải tham gia bảo hiểm hưu trí (Nenkin). Sau khi về nước, bạn hoàn toàn có thể làm hồ sơ xin hoàn lại một phần số tiền đã đóng dưới hình thức “Lump-sum Withdrawal Payment” – một chính sách của chính phủ Nhật dành cho người nước ngoài.

Thời gian nộp hồ sơ hoàn Nenkin là trong vòng 2 năm kể từ ngày rời Nhật Bản. Nếu quá thời hạn này, bạn sẽ mất quyền nhận khoản tiền này.

Lưu ý quan trọng:

• Nên chuẩn bị hồ sơ trước khi về nước và nhờ công ty phái cử hoặc các đơn vị hỗ trợ uy tín hướng dẫn chi tiết.

• Số tiền được hoàn tùy thuộc vào thời gian bạn đóng bảo hiểm và mức lương trung bình trong thời gian làm việc.

• Khi nộp đơn xin hoàn Nenkin, bạn sẽ cần có một tài khoản ngân hàng quốc tế (có thể sử dụng tài khoản tại Việt Nam) để nhận tiền chuyển về sau này.

4. Hoàn trả thẻ tư cách lưu trú (Zairyu Card)

Một thủ tục cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng chính là hoàn trả thẻ cư trú (在留カード – Zairyu Card). Đây là giấy tờ chứng minh tư cách hợp pháp của bạn tại Nhật Bản.

Nếu bạn không có dự định quay lại Nhật trong tương lai gần, hãy nộp lại thẻ cư trú tại quầy thủ tục xuất cảnh ở sân bay trong quá trình làm thủ tục lên máy bay. Hành động này cho thấy bạn đã chấm dứt tư cách lưu trú và hoàn tất mọi nghĩa vụ liên quan tại Nhật.

Ngược lại, nếu bạn có kế hoạch quay lại Nhật theo diện kỹ năng đặc định, kỹ sư hoặc du học, có thể giữ lại thẻ để phục vụ cho thủ tục tái nhập cảnh (nếu còn hiệu lực).

5. Một số lưu ý quan trọng trước khi về nước

Bên cạnh việc hoàn tất các thủ tục hành chính và tài chính, Thực tập sinh cũng cần lưu ý một số điểm nhỏ nhưng vô cùng cần thiết để tránh rắc rối không đáng có sau khi rời Nhật. Những kinh nghiệm dưới đây được tổng hợp từ thực tế hỗ trợ hàng ngàn Thực tập sinh của Miền Trung, chắc chắn sẽ giúp hành trình trở về của bạn trở nên nhẹ nhàng và an toàn hơn:

Ghi chép và lưu trữ thông tin quan trọng

Trước khi rời Nhật, hãy tự tạo một bản ghi chú cá nhân hoặc lưu trữ cẩn thận tất cả những thông tin sau. Chúng sẽ cực kỳ hữu ích nếu bạn cần tra cứu lại hoặc xử lý các thủ tục phát sinh sau khi đã về nước:

• Số tài khoản ngân hàng tại Nhật và lịch sử giao dịch 1–2 tháng gần nhất

• Mã số bảo hiểm hưu trí (Nenkin)

• Mã số cá nhân My Number (nếu chưa hoàn trả)

• Thông tin hợp đồng lao động (tên công ty, thời gian làm việc, nội dung công việc, mức lương,…)

• Lịch sử tham gia bảo hiểm và thuế

Giữ lại bản sao của các giấy tờ trước khi nộp hoặc hủy

Rất nhiều Thực tập sinh sau khi về nước cần đối chiếu lại thông tin để làm thủ tục hoàn Nenkin hoặc xin tái nhập cảnh nhưng lại không còn giấy tờ nào trong tay. Để tránh rơi vào tình huống đó, hãy photo hoặc chụp lại toàn bộ các giấy tờ quan trọng, bao gồm:

• Thẻ cư trú (Zairyu Card)

• Hợp đồng lao động

• Phiếu lương, giấy chứng nhận đóng thuế và bảo hiểm

• Thẻ My Number, thẻ bảo hiểm

• Vé máy bay và xác nhận xuất cảnh

Nên lưu trữ cả bản cứng và bản mềm (trên Google Drive, email,…) để phòng trường hợp thất lạc.

Luôn giữ liên hệ với công ty phái cử 

Trong quá trình chuẩn bị về nước, nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào về hồ sơ, thủ tục pháp lý, cách hoàn Nenkin hay xử lý khoản thuế tồn đọng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với công ty phái cử.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp bạn về nước suôn sẻ, mà còn đảm bảo quyền lợi về lâu dài, nhất là nếu bạn có kế hoạch quay lại Nhật theo diện kỹ năng đặc định, kỹ sư hay du học. Hãy chủ động ghi nhớ và thực hiện từng bước thật cẩn thận – và nếu cần, MIỀN TRUNG luôn ở đây để đồng hành cùng bạn.

Xem thêm: CHI PHÍ XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG NHẬT BẢN – CẬP NHẬT MỚI NHẤT 2025

Trên đây là toàn bộ những thủ tục quan trọng mà Thực tập sinh cần hoàn thiện trước khi rời Nhật Bản và trở về Việt Nam. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến giấy tờ, hồ sơ hoặc cần hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị, đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc liên hệ trực tiếp với MIỀN TRUNG để được tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất.

MIỀN TRUNG hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn chủ động hơn, tránh sai sót không đáng có và đảm bảo quá trình về nước diễn ra an toàn, thuận lợi. Chúc bạn có một hành trình trở về thật suôn sẻ và sớm mở ra những cơ hội mới trong tương lai!

Địa chỉ: CM4-01, KĐT EcoGarden, P. Vỹ Dạ, TP Huế

Hotline: 0234 3 888 222 – 0946 817 668

Website: mientrung-vietnam.com.vn

TikTok: @mientrungvieclamnhatban