6 VIỆC BẠN CẦN LÀM NGAY KHI ĐẶT CHÂN ĐẾN NHẬT BẢN

Khi sang Nhật Bản để làm việc hoặc sinh sống lâu dài, bạn cần nhanh chóng hoàn thành một số thủ tục cơ bản để ổn định chỗ ở và hợp pháp hóa quyền cư trú. Đây là bước nền tảng giúp bạn dễ dàng hòa nhập cuộc sống, tiếp cận các dịch vụ xã hội, y tế và tài chính tại Nhật Bản. Hãy cùng Công ty Miền Trung khám phá 6 việc quan trọng nhất mà bạn cần làm ngay khi vừa đặt chân đến Nhật nhé!

6 việc cần làm ngay khi đặt chân đến Nhật bản

1. Đăng ký địa chỉ cư trú

Ngay sau khi ổn định chỗ ở đầu tiên tại Nhật, việc quan trọng nhất bạn cần làm là đến Văn phòng hành chính địa phương (Shiyakusho hoặc Kuyakusho) để tiến hành đăng ký địa chỉ cư trú. Đây là thủ tục bắt buộc đối với tất cả người nước ngoài khi sinh sống tại Nhật, và được xem là bước xác nhận pháp lý quan trọng để bạn được công nhận là cư dân hợp pháp.

Việc đăng ký này không chỉ nhằm quản lý dân cư mà còn liên quan đến nhiều quyền lợi thiết yếu trong cuộc sống hằng ngày. Chỉ khi hoàn thành thủ tục cư trú, bạn mới có thể tham gia bảo hiểm y tế, đăng ký mã số cá nhân (My Number), mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng thuê nhà hay sử dụng các dịch vụ công cộng khác. Nếu không thực hiện đúng hạn, bạn có thể gặp rắc rối về pháp lý hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi lao động tại Nhật.

Một số lưu ý quan trọng khi đăng ký địa chỉ cư trú:

Thời hạn thực hiện: Trong vòng 14 ngày kể từ ngày bạn chuyển đến nơi ở mới.
Nơi đăng ký: Văn phòng hành chính của thành phố (City Hall) hoặc quận/huyện nơi bạn cư trú.
Giấy tờ cần chuẩn bị:
- Hộ chiếu
- Visa còn hiệu lực
- Thẻ lưu trú (Zairyu Card) – được cấp tại sân bay khi nhập cảnh
- Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ xác nhận nơi ở (nếu có)
Kết quả nhận được: Thông tin cư trú sẽ được cập nhật chính thức vào hệ thống quản lý dân cư Nhật Bản và được in lên mặt sau của thẻ lưu trú (Zairyu Card).

Như vậy, có thể thấy việc đăng ký cư trú là “tấm vé thông hành” để bạn dễ dàng hòa nhập và sử dụng mọi dịch vụ thiết yếu tại Nhật Bản. Vì thế, hãy ưu tiên hoàn thành thủ tục này càng sớm càng tốt sau khi đặt chân đến xứ sở hoa anh đào.

2. Đăng ký mã số cá nhân (My Number)

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký địa chỉ cư trú, bạn sẽ được hướng dẫn làm thẻ My Number – còn gọi là mã số cá nhân. Đây là một dãy số gồm 12 chữ số được cấp cho mỗi người dân sinh sống tại Nhật, bao gồm cả công dân Nhật Bản và người nước ngoài. Mỗi cá nhân chỉ có một mã số duy nhất và sử dụng trong suốt thời gian sinh sống, làm việc tại Nhật, vì vậy đây được coi như một “chứng minh thư số” vô cùng quan trọng.

My Number có vai trò cực kỳ lớn, vì nó được dùng để quản lý thông tin cá nhân trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ thuế, bảo hiểm cho đến các giao dịch tài chính. Không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần, My Number còn giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình học tập, làm việc và hòa nhập với cuộc sống tại Nhật Bản. Đặc biệt, hầu hết các công việc liên quan đến quyền lợi xã hội hay ký kết hợp đồng lao động đều cần đến mã số này, do đó bạn không thể bỏ qua bước đăng ký ngay từ những ngày đầu đặt chân đến Nhật.

Một số thông tin cần biết về My Number:

Công dụng chính:
- Quản lý thuế thu nhập cá nhân
- Tham gia và theo dõi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
- Thực hiện các giao dịch tài chính, ngân hàng hoặc thủ tục hành chính khác
Giấy tờ cần chuẩn bị: Hộ chiếu, thẻ lưu trú (Zairyu Card) và giấy đăng ký cư trú.
Quy trình nhận thẻ: Sau khi bạn hoàn tất đăng ký cư trú, chính quyền địa phương sẽ gửi giấy thông báo về mã số cá nhân đến địa chỉ nhà bạn. Sau đó, bạn sẽ được hướng dẫn cách làm thủ tục để nhận thẻ My Number Card (thẻ cứng có gắn chip).

My Number không chỉ là “chìa khóa” để bạn dễ dàng thực hiện các thủ tục hành chính mà còn là công cụ gắn liền với mọi mặt đời sống tại Nhật. Trong thời gian làm việc và sinh sống tại đây, chắc chắn bạn sẽ nhiều lần cần sử dụng đến thẻ này. Chính vì vậy, hãy bảo quản My Number thật cẩn thận, tuyệt đối không để thất lạc hoặc cho người khác mượn. Ngoài ra, việc có My Number đầy đủ và hợp lệ cũng giúp bạn thuận lợi hơn trong việc ký kết hợp đồng lao động, đăng ký phúc lợi xã hội và đảm bảo mọi quyền lợi chính đáng của mình khi làm việc tại Nhật Bản.

Xem thêm: CÓ NÊN ĐI XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG NHẬT BẢN NĂM 2025?

3. Làm con dấu cá nhân (Hanko/Inkan)

Ở Nhật Bản, thay vì sử dụng chữ ký tay như ở Việt Nam, người dân thường dùng con dấu cá nhân (Hanko hoặc Inkan) trong hầu hết các thủ tục hành chính, pháp lý và giao dịch tài chính. Đây là một nét văn hóa đặc trưng đã tồn tại lâu đời, đồng thời cũng là yêu cầu bắt buộc đối với người nước ngoài khi sinh sống và làm việc tại Nhật.

Việc làm con dấu cá nhân sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong nhiều tình huống quan trọng. Nếu không có Hanko, bạn sẽ gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục như mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng thuê nhà, hoặc thậm chí là khi ký kết hợp đồng lao động. Do đó, đây là một bước chuẩn bị không thể bỏ qua để bạn nhanh chóng hòa nhập với môi trường sống và làm việc tại Nhật Bản.

Một số lưu ý quan trọng về con dấu cá nhân:

Công dụng của Hanko:
- Ký kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thuê nhà
- Mở tài khoản ngân hàng
- Làm các thủ tục hành chính, pháp lý khác
Nơi làm con dấu: Các cửa hàng chuyên dụng, thường có mặt ở hầu hết các khu vực trung tâm hoặc gần ga tàu.
Chi phí: Dao động tùy chất liệu và thiết kế, nhưng nhìn chung khá hợp lý cho người mới sang Nhật.
Tên khắc trên con dấu: Thông thường sẽ khắc theo chữ Katakana (phiên âm tên của bạn sang tiếng Nhật), tuy nhiên bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn tại cửa hàng.

Có trong tay một con dấu cá nhân đồng nghĩa với việc bạn đã sẵn sàng để thực hiện hầu hết các thủ tục hành chính và giao dịch quan trọng tại Nhật Bản. Đây không chỉ là một công cụ pháp lý cần thiết mà còn là bước giúp bạn hòa nhập nhanh hơn vào đời sống xã hội tại “xứ sở hoa anh đào”. Vì vậy, hãy làm con dấu của riêng mình ngay sau khi ổn định chỗ ở và hoàn thành đăng ký cư trú để quá trình hội nhập được thuận lợi nhất.

4. Tham gia bảo hiểm y tế

Một trong những thủ tục quan trọng mà bạn cần thực hiện ngay sau khi đăng ký cư trú tại Nhật Bản chính là tham gia bảo hiểm y tế. Đây là nghĩa vụ bắt buộc đối với tất cả cư dân, bao gồm cả người nước ngoài đang sinh sống và làm việc tại Nhật. Việc tham gia bảo hiểm y tế không chỉ giúp bạn được pháp luật công nhận đầy đủ quyền lợi mà còn là “tấm lá chắn” bảo vệ sức khỏe và tài chính trong suốt quá trình học tập, lao động tại Nhật Bản.

Khi có thẻ bảo hiểm y tế, bạn sẽ được hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh tại các bệnh viện, phòng khám trên toàn nước Nhật. Thay vì phải tự chi trả toàn bộ, bạn chỉ cần trả một phần chi phí (thông thường là 30%), phần còn lại sẽ do hệ thống bảo hiểm chi trả. Đây là một lợi ích vô cùng thiết thực, đặc biệt quan trọng với những bạn mới sang Nhật, chưa có nguồn tài chính ổn định.

Một số thông tin cần biết khi tham gia bảo hiểm y tế:

Loại hình bảo hiểm phổ biến:
- Bảo hiểm y tế quốc dân (Kokumin Kenko Hoken): dành cho người lao động tự do, du học sinh hoặc người không thuộc diện công ty chi trả.
- Bảo hiểm y tế xã hội (Shakai Hoken): dành cho người lao động chính thức, do công ty tuyển dụng đăng ký và hỗ trợ đóng phí.
Nơi đăng ký: Văn phòng hành chính địa phương (City Hall hoặc Kuyakusho) tại nơi cư trú.
Giấy tờ cần chuẩn bị: Thẻ lưu trú (Zairyu Card), hộ chiếu, giấy đăng ký cư trú.
Lợi ích chính:
- Giảm gánh nặng chi phí y tế
- Được bảo đảm quyền lợi khám chữa bệnh hợp pháp
- Tạo điều kiện thuận lợi khi xin việc, ký hợp đồng lao động hoặc tham gia các chế độ phúc lợi khác

Có thể thấy, việc tham gia bảo hiểm y tế không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi thiết thực gắn liền với đời sống hằng ngày. Đây chính là “tấm vé an toàn” giúp bạn yên tâm hơn về sức khỏe, không lo lắng quá nhiều về chi phí khi chẳng may ốm đau, tai nạn. Vì vậy, ngay sau khi hoàn tất đăng ký cư trú, hãy ưu tiên tham gia bảo hiểm y tế để đảm bảo một hành trình học tập và làm việc tại Nhật Bản được trọn vẹn, an toàn và vững chắc.

Xem thêm: NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ ĐƠN HÀNG KHÁCH SẠN, NHÀ HÀNG TẠI NHẬT BẢN

5. Đăng ký dịch vụ điện thoại & internet

Trong thời đại công nghệ, điện thoại và internet là những công cụ không thể thiếu để bạn duy trì liên lạc và cập nhật thông tin khi sống tại Nhật Bản. Ngay sau khi ổn định nơi ở, bạn nên nhanh chóng đăng ký dịch vụ điện thoại di động và internet để phục vụ cho công việc, học tập cũng như cuộc sống hằng ngày. Đây là một trong những thủ tục quan trọng, giúp bạn kết nối dễ dàng với gia đình ở quê nhà, giao tiếp với bạn bè và xử lý các công việc cá nhân tại Nhật.

Việc có số điện thoại và internet sớm sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc liên hệ với công ty, trường học, ngân hàng hay các cơ quan hành chính. Ngoài ra, nhiều thủ tục như mở tài khoản ngân hàng, đăng ký dịch vụ công cộng hoặc nhận thông báo từ chính quyền địa phương đều yêu cầu bạn có số điện thoại liên lạc.

Một số lưu ý khi đăng ký điện thoại & internet tại Nhật:

Nhà mạng phổ biến: NTT Docomo, SoftBank, au by KDDI, Rakuten Mobile…
Hình thức dịch vụ:
- Sim trả sau (hợp đồng dài hạn, cần thẻ ngân hàng để thanh toán)
- Sim trả trước (linh hoạt, dễ đăng ký hơn, phù hợp cho người mới sang)
Đăng ký internet: Bạn có thể lựa chọn giữa internet cáp quang (tốc độ cao, dùng cố định tại nhà) hoặc pocket wifi (thiết bị phát wifi di động, phù hợp cho người hay di chuyển).
Giấy tờ cần chuẩn bị: Hộ chiếu, thẻ lưu trú (Zairyu Card), thông tin cư trú, thẻ ngân hàng (nếu đăng ký gói trả sau).

Có điện thoại và internet không chỉ giúp bạn dễ dàng hòa nhập với môi trường mới mà còn mang đến sự an toàn trong cuộc sống. Trong các tình huống khẩn cấp, việc có số điện thoại liên lạc sẽ giúp bạn kịp thời nhận được hỗ trợ từ cơ quan chức năng hoặc công ty phái cử. Đồng thời, internet cũng là công cụ giúp bạn học tiếng Nhật, tìm kiếm việc làm thêm, tra cứu thông tin cần thiết để thích nghi nhanh hơn với cuộc sống tại “xứ sở hoa anh đào”. Chính vì vậy, hãy sắp xếp đăng ký dịch vụ điện thoại và internet càng sớm càng tốt để hành trình tại Nhật của bạn trở nên thuận lợi và trọn vẹn hơn.

6. Mở tài khoản ngân hàng

Sau khi đã ổn định nơi ở và hoàn tất các thủ tục cơ bản, việc tiếp theo bạn cần làm là mở tài khoản ngân hàng tại Nhật Bản. Đây là bước vô cùng quan trọng, bởi hầu hết các công ty tại Nhật đều trả lương qua tài khoản ngân hàng, đồng thời nhiều dịch vụ khác như thanh toán tiền thuê nhà, điện, nước, internet… cũng yêu cầu bạn có tài khoản để tiện giao dịch.

Một tài khoản ngân hàng không chỉ giúp bạn quản lý thu nhập và chi tiêu minh bạch hơn mà còn là công cụ cần thiết để thực hiện chuyển khoản, tiết kiệm hoặc đăng ký các dịch vụ trực tuyến. Đặc biệt, với những ai dự định gắn bó lâu dài tại Nhật Bản, tài khoản ngân hàng còn là “chìa khóa” để bạn xây dựng sự ổn định về tài chính và được hưởng các dịch vụ tiện ích khác của ngân hàng.

Một số lưu ý quan trọng khi mở tài khoản ngân hàng tại Nhật:

Ngân hàng phổ biến:
- Japan Post Bank (Yucho Ginko) – dễ đăng ký, phù hợp cho người mới sang Nhật
- Mizuho Bank, MUFG Bank, SMBC Bank – các ngân hàng thương mại lớn
- Ngân hàng địa phương tại khu vực bạn sinh sống
Giấy tờ cần chuẩn bị:
- Hộ chiếu
- Thẻ lưu trú (Zairyu Card)
- Thẻ My Number hoặc giấy tờ xác nhận mã số cá nhân
- Con dấu cá nhân (Hanko/Inkan) – bắt buộc trong hầu hết trường hợp
Quy trình mở tài khoản: Đến trực tiếp chi nhánh ngân hàng, điền mẫu đăng ký, nộp giấy tờ và chờ ngân hàng xác nhận. Sau đó, bạn sẽ nhận được sổ ngân hàng (Passbook) và thẻ ATM để sử dụng.
Lợi ích khi có tài khoản ngân hàng:
- Nhận lương từ công ty một cách an toàn
- Thanh toán hóa đơn sinh hoạt dễ dàng
- Quản lý và tiết kiệm tài chính minh bạch
- Tiện lợi trong việc mua sắm online, sử dụng các dịch vụ điện tử tại Nhật

Mở tài khoản ngân hàng không chỉ là một thủ tục tài chính đơn thuần mà còn là bước khẳng định bạn đã chính thức hòa nhập vào cuộc sống tại Nhật Bản. Khi đã có tài khoản, mọi hoạt động từ nhận lương, chi trả sinh hoạt, cho đến tiết kiệm dài hạn đều trở nên thuận lợi và rõ ràng hơn. Vì vậy, hãy chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thực hiện thủ tục này càng sớm càng tốt để bạn có thể yên tâm tập trung cho công việc và cuộc sống mới tại Nhật.

Hoàn thành các thủ tục cơ bản ngay khi đặt chân đến Nhật Bản là bước khởi đầu quan trọng giúp bạn nhanh chóng hòa nhập cuộc sống mới. Từ việc đăng ký cư trú, làm thẻ My Number, tham gia bảo hiểm y tế, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký điện thoại và internet… tất cả đều cần được chuẩn bị sớm để bạn yên tâm học tập, làm việc và sinh sống hợp pháp tại Nhật.

Công ty Miền Trung luôn đồng hành cùng người lao động trong suốt hành trình sang Nhật – từ khâu chuẩn bị tại Việt Nam đến quá trình hội nhập nơi xứ người. Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên theo dõi Miền Trung để cập nhật đơn hàng mới nhất, hướng dẫn chi tiết và kinh nghiệm sống tại Nhật Bản nhé!